« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important. » Dwight Eisenhower, 34ème président des États-Unis d’Amérique
Selon les récits de l’époque, c’est sur ce fondement que le Président Eisenhower organisait ses journées. Aujourd’hui, l’outil a été revisité et amélioré, mais la base reste la même. Pour gérer ses priorités, il faut en déterminer l’urgence et l’importance.
Une fois cette opération faite, planifier son emploi du temps est une promenade de santé !
Gérer ses Priorités avec Eisenhower
Au sommaire :
- Faire une liste de TOUT ce qu’on a à faire
- La composition de la matrice Eisenhower
- Urgent & Important : Faire
- Urgent & Non Important : Déléguer
- Non Urgent & Important : Planifier
- Non Urgent & Non Important : Éliminer
1 – Faire une liste de TOUT (oui absolument TOUT) ce qu’on a à faire
L’un des concepts les plus importants lorsqu’on veut gérer ses priorités et son temps, c’est de lister toutes nos tâches, nos rendez-vous, nos deadlines, etc.
Et quand je dis « tout », cela inclut réellement tout. Que ce soit vos tâches professionnelles ou personnelles, que ce soit à court, moyen ou long terme, vous devez tout écrire pour ensuite classifier vos tâches dans les différents quadrants de la matrice Eisenhower.
Je vous concède que cela peut sembler un peu fastidieux de prime abord, mais j’ai coutume de dire que pour gagner du temps, il faut accepter d’en perdre un peu ! Donc, carnet, stylo et c’est parti pour la liste de tout ce que vous avez à faire.
Bien évidemment, c’est un exercice que vous devrez faire régulièrement puisque vous aurez sans doute des tâches qui vont venir s’ajouter à votre liste.
2 – La composition de la matrice Eisenhower
Aussi appelée, Matrice Urgent et Important, la matrice Eisenhower est composée de 4 quadrants pour nous aider à organiser nos priorités.
C’est un outil très utile puisqu’il va nous permettre de planifier nos journées et de nous assurer que nous savons exactement ce que nous avons à faire et dans quel ordre de priorité.
Une fois que vous aurez fait la liste de toutes vos tâches à réaliser, vous n’aurez plus qu’à les « ranger » dans les quadrants qui vont bien.
Sur le sujet, je vous invite à lire cet excellent article de Julien !
3 – Le quadrant Urgent & Important : Faire
C’est dans ce premier quadrant que vous allez mettre toutes les tâches que vous devez faire en priorité.
Et c’est également par ces tâches que vous allez commencer vos activités.
Compte-tenu de la classification « urgent ET important », vous devez vous en occuper vous-même et dans les plus brefs délais.
Si vous êtes également adepte de la loi de Pareto, c’est dans ce quadrant que vous mettrez vos 20% d’actions qui génèrent vos 80% de résultats.
Pour bien gérer ses priorités, il est important de connaître les lois de la productivité. Toutes les explications dans cet article.
4 – Le quadrant Urgent & Non Important : Déléguer
Dans cette section, il faudra inscrire les tâches qui sont urgentes mais que vous pouvez déléguer car elles ne sont pas importantes. Les tâches non importantes ne nécessitent pas toujours que vous vous en chargiez, il faut donc les déléguer.
Par exemple, vous êtes entrepreneur du web et vous recevez de plus en plus d’emails de clients, c’est une tâche urgente mais qui ne nécessite pas votre niveau d’expertise. Vous pouvez donc déléguer votre boite email à une assistante virtuelle.
Ou encore, vous êtes une maman débordée et vous avez un enfant de 8 ans qui tourne en rond et qui s’ennuie visiblement ! (Plus pour longtemps 🤣). Demandez-lui de vider le lave-vaisselle. C’est une tâche urgente (en effet, vous ne pourrez pas le remplir à nouveau tant qu’il ne sera pas vide) mais non importante (quelqu’un d’autre que vous peut s’en charger).
5 – Le quadrant Non Urgent & Important : Planifier
A l’inverse du quadrant précédent, celui-ci concerne les tâches importantes mais non urgentes. Pour faire simple, ce sont des activités qui nécessitent votre niveau d’expertise ou de qualification mais qui peuvent être réalisées plus tard.
Il convient donc de les planifier, une autre habitude à prendre lorsqu’on veut gérer ses priorités.
Vous allez donc noter cette tâche dans votre agenda pour être sûr(e) de vous en occuper en temps voulu.
Mon conseil bonus : n’attendez pas la dernière minute pour réaliser cette tâche ! Pensez bien à prévoir quelques imprévus dans votre planning. Si vous voyez que vous avez le temps de réaliser la tâche en avance, faites-le !
6 – Le quadrant Non Urgent & Non Important : Éliminer
Ce dernier quadrant vous permet d’éliminer toutes les tâches qui ne sont plus courantes. Si vous aviez fixé des objectifs qui finalement ne vous apportent plus aucun bénéfice, il faut éliminer toutes les activités s’y rapportant.
Si vous utilisez la matrice Eisenhower pour le traitement de vos emails, vous utiliserez cette catégorie pour tous les emails informatifs, les newsletters que vous n’avez pas le temps de lire, les emails dont vous êtes en copie et qui ne nécessitent aucune action de votre part, etc.
Sans pour autant verser dans le minimalisme, ne conservez que les tâches et activités qui vous apportent soit un profit financier, soit de la satisfaction personnelle.
Notre époque est une période où tout va très vite, où nous sommes sur-sollicités constamment par les éléments extérieurs, il est donc impératif de ne pas nous encombrer avec de l’inutile.
Ce qu’il faut retenir de cet article :
La matrice Eisenhower est l’un des outils fondamentaux de la productivité pour gérer ses priorités.
Vous pouvez l’utiliser à titre professionnel tout comme à titre personnel. Si vous avez des projets parallèlement à votre activité, pensez Eisenhower. Si c’était une technique de président, nous aurions tort de nous priver de cet héritage !
Le plus important est de faire la liste aussi complète que possible de vos tâches, le classement dans les quadrants est assez intuitif.
La productivité est l’un de mes domaines de prédilection. J’en ai appris les ficelles dans la douleur, mais cet apprentissage forcé m’a permis de réaliser plus et de ne pas me sentir constamment sous pression.
Je vous recommande vivement cette méthode qui a fait ses preuves !
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