La plupart d’entre nous est en recherche constante d’amélioration de gestion du temps. Il arrive parfois qu’on ne sache pas par où commencer ! C’est pourquoi, au menu du jour, je vous dévoile les 3 piliers de l’optimisation professionnelle.

Mais c’est quoi l’optimisation professionnelle ?

Pour faire court et simple, l’optimisation professionnelle est un cocktail savant d’organisation, de systèmes de management et de gestion du temps visant à nous faire gagner du temps, donc, par conséquent, de l’argent !

Les avantages sont multiples. En effet, lorsque les process de travail sont sous contrôle, les tâches sont bien définies et le stress est géré. S’atteler à de l’optimisation professionnelle engendre à coup sûr un meilleur équilibre entre vie privée et vie professionnelle. Notre temps libre devient alors du vrai temps libre où le stress professionnel n’a plus sa place.

Pilier nº1 – La définition de ses objectifs

Vous allez sans doute me dire que je radote et j’accepte volontiers la critique ! Sans objectifs, on ne sait pas où on va et on se retrouve à accomplir des tâches sans ordre précis et surtout, sans but clairement établi. Dans ces conditions, on en fait beaucoup moins et beaucoup moins vite car il n’existe aucun fil conducteur.

Je vous le dis encore une fois (j’assume le radotage 😂), lorsqu’on est perdu, il faut retourner à son point de départ ! On s’assoit tranquillement au calme, on commence par faire un « brain Dump » et ensuite on définit ses objectifs en suivant la méthode SMART :

• S pour Spécifique
• M pour Mesurable
• A pour Atteignables
• R pour Réalistes
• T pour défini dans le Temps

Pilier nº2 – L’organisation

On ne peut pas travailler dans le chantier ! Je vous assure, j’ai déjà essayé ! Il est donc crucial de commencer par un peu de rangement et de mises en place de techniques pour travailler sereinement.

Bien sûr, il existe une grande variété de méthodes pour s’organiser. Pour ce qui est de l’organisation physique, la condition sine qua non est un espace de travail désencombré où ne sont accessibles que ce dont vous avez besoin pour la tâche en cours. Limitez l’afflux de papier, passez à la numérisation (je vous expliquerai les avantages et les techniques très prochainement). Pour l’organisation digitale, organisez vos fichiers par dossiers et ne laissez pas s’amonceler les fichiers individuels sur votre bureau virtuel. Vous allez passer un temps fou à chercher et vous risquez de vous décourager avant même d’avoir commencer…

Lorsque votre espace de travail est enfin prêt à l’utilisation, il vous reste à planifier vos tâches selon leurs priorités et à leur dédier des tranches horaires auxquelles il faudra vous tenir !

Pilier nº3 – Les bons outils

Nous vivons à une époque où nous cherchons tous la même chose : améliorer notre productivité / efficacité pour faire un maximum de choses en un minimum de temps, le but ultime étant d’avoir du temps libre pour profiter des fruits de notre travail.

Il existe une quantité fantastique d’outils disponibles pour vous permettre d’atteindre cet état de « grâce ! Ayant eu la chance de travailler avec diverses entreprises dans divers domaines, les outils communs nécessaires pratiquement à chaque fois sont :

• Un agenda / calendrier papier ou digital pour y consigner les rendez-vous, les réunions, les deadlines de projets, etc.
• Un petit gestionnaire de tâches permettant de lister nos tâches quotidiennes et de pouvoir créer des tâches récurrentes facilement. Il en existe plusieurs disponibles gratuitement, mon préféré étant Todoist et je peux vous assurer que je les ai presque tous essayés !
• Un gestionnaire de projets pour avoir tous nos objectifs et leur avancée en 1 coup d’œil. Il y en a pour tous les goûts, certains gratuits, d’autres payants. Privilégiez celui qui vous correspond le plus. Pour ma part, j’utilise Trello, très intuitif et simple d’utilisation, qui correspond bien à mes besoins et qui surtout, ne devient pas une usine à gaz !
• Un espace de stockage en ligne. Que ce soit Dropbox, Google Drive ou iCloud, il est impératif d’avoir une sauvegarde de vos documents. Selon votre besoin, en formule gratuite ou payante, vous trouverez forcément votre bonheur !

 

En conclusion

Nous avons tous 86400 secondes par jour ! Cela semble un chiffre colossal et c’est pourtant bien peu… L’important, quoi qu’on en dise, c’est ce qu’on en fait. Choisir l’optimisation professionnelle revient en fait à choisir l’optimisation de vie. Nous avons tous l’envie et le besoin de nous accomplir tant professionnellement que personnellement alors investissons dans ce qui nous en rapproche !

N’hésitez pas à poster vos commentaires et vos questions. Vous n’êtes pas seuls ! Jusqu’à la prochaine fois, prenez bien soin de vous et ne laissez plus les sables du temps vous glisser entre les doigts …