Les Outils de management à distance

Les indispensables :

• Messagerie instantanée
• Gestionnaire de tâches
• Gestionnaire de projets
• Réunion à distance
• Stockage et partage de documents

1 – La messagerie instantanée

On va forcément commencer cet article sur les outils de management à distance par les outils de communication ! En dehors du téléphone et des emails, il faut pouvoir communiquer avec ses collaborateurs au quotidien. La messagerie instantanée est un moyen de communication rapide qui permet des échanges écrits ou vocaux beaucoup plus légers que par email. Pour ma part, j’en utilise 3 au quotidien qui fonctionnent en environnement bureau et mobile dont je ne peux pas me passer :

• WhatsApp : De plus en plus utilisé à travers le monde, WhatsApp permet des échanges écrits et vocaux, la possibilité de téléphoner (entre WhatsAppers) et même de faire de la visio. Je l’ai découvert lors de mon séjour en Amérique Centrale et depuis, je ne l’ai plus quitté !
• Slack : À mes yeux le plus pratique dans le travail en équipe. Il permet en effet de créer plusieurs canaux auxquels vous pourrez inviter certains de vos collaborateurs, les discussions privées par écrit et en audio et le partage de documents.
• Skype : Presqu’aussi vieux que MSN (😄), Skype permet les conversations écrites, en audio, en visio et même en groupe. Skype est l’un des outils que je pourrais abandonner si tous mes contacts utilisaient WhatsApp, mais il reste encore des irréductibles !

Quel est votre préféré parmi ces 3 là ?

2 – Le gestionnaire de tâches

Parce que nous avons tous des choses à faire et nous ne pouvons pas tout garder en tête ! C’est pas bon pour notre cerveau de nous encombrer avec des listes de tâches. Et en plus, on risque de les oublier ! Dans ma quête d’amélioration de ma prodictivité, j’ai essayé une quantité astonomique de gestionnaires de tâches. J’en ai finalement trouvé un que j’utilise depuis… au moins 6 ans et dont je ne pourrais plus me passer ! Il s’agit de Todoist et c’est vraiment l’outil indispensable de gestion de tâches. Il est possible d’avoir différentes listes, de définir l’importance de la tâche, de mettre en place des tâches récurrentes. Bref, un « must have » ! De plus, il est disponible en version bureau et mobile et se synchronise parfaitement entre les 2. Plus d’excuse pour ne pas arriver au bout de vos tâches quotidiennes si elles sont définies de manière cohérente.

Vous pouvez aussi essayer Things si Todoist ne vous plaît pas. J’ai essayé mais je suis vite revenue à Todoist que je trouvais plus intuitif.

3 – Le gestionnaire de projet

Pour ceux qui me suivent depuis quelque temps, vous savez très bien que Trello est mon chouchou et que c’est bien sûr de celui-ci que je vais vous parler ! Trello est non seulement un outil de gestion de projet qui permet de mettre en place des objectifs, des check-lists, des dates limite, des codes couleur et j’en passe, mais en plus, il vous permet d’organiser votre vie professionnelle et personnelle. Vous l’avez compris, Trello est comme une extension de mon cerveau et je l’utilise quotidiennement. Vous pouvez regarder cette vidéo dans laquelle je fais une introduction de Trello en 5 points. 

Il existe bien évidemment d’autres outils que j’ai brièvement essayé pour vite retourner à mon bon vieux Trello. Par exemple, Asana, qui est relativement proche de Trello mais trop limité dans sa version gratuite. J’ai également testé Monday, qui ne propose qu’un essai gratuit avant de passer à une formule payante et qui ressemble plus à une usine à gaz qu’à un outil intuitif de gestion de projet…

Je vais prochainement tester Clickup dont j’ai entendu beaucoup de bien mais qui de prime abord risque d’en faire fuir certains car il n’est qu’en anglais. 

4 – La réunion à distance

Certains outils de messagerie instantanée permettent de faire des réunions à distance. Skype par exemple le permet, mais l’outil est vite débordé par le nombre de participants. En revanche, il est parfait pour de petits échanges à plusieurs.

Zoom est une plateforme très en vogue depuis le premier confinement puisque la version gratuite avait été élargie à ce moment-là. La version gratuite permet d’avoir 100 participants pour une durée maximale de 40 minutes. À 100 participants, ça fait déjà une belle réunion !

Teams, pour sa part, n’a pas de limitation de durée de réunion et permet d’avoir jusqu’à 300 participants en version gratuite. C’est l’outil que j’utilise lorsque je dois planifier des réunions qui dureront plus des 40 minutes proposées par Zoom.

Il existe bien sûr d’autres outils dont je ne vais pas vous parler dans cet article car ils n’ont pas retenu mon attention lors de mes recherches pour l’utilisation nécessaire.

5 – Le stockage et le partage de documents

On ne peut pas envisager les outils de management à distance sans outil de stockage et de partage de documents ! 

J’en utilise 2 au quotidien et je ne pourrais pas vraiment trancher entre les 2 si je ne devais en garder qu’un !

Le premier, Dropbox, que j’utilise depuis des années et qui contient en fait tous mes documents (et même certains logiciels). Je n’ai aucun fichier en local suite à un crash de disque dur il y a quelques années où j’aurais pu perdre toutes mes données si je n’avais pas fait de sauvegardes régulières. Depuis, plus rien dans mon disque local ! DropBox me coûte 99 € par an pour 2To de stockage, ce qui est largement suffisant. L’intérêt est de partager des liens et des dossiers tout en les gardant en sécurité. L’inconvénient est qu’il faut télécharger le document pour travailler dessus et qu’il faut avoir une certaine rigueur pour ne garder que la dernière version du document.

À l’inverse, mon second outil, Google Drive, on peut travailler directement sur les documents (Doc, Sheet, Slides, Forms) et avoir un historique des versions et des intervenants. C’est très pratique pour les documents collaboratifs notamment.

Je ne pourrais donc pas décider quel outil garder sachant que j’utilise les 2 de manière différente ! Pourvu que je n’ai jamais ce choix à faire 😨!

Ce qu’il faut retenir de cet article

Le télétravail et le management à distance peut paraître insurmontable quand nous n’y sommes pas préparés… La vie est pavée de galères qui nous obligent à nous adapter à des situations à plus ou moins long terme.

Pour les télétravailleurs débutants, ne vous inquiétez pas, il y a des outils de management à distance qui vont vous permettre de travailler aussi bien que sur site (bon, sauf si vous êtes maçon hein !) et vous allez vite trouver ceux qui vous conviennent le mieux. L’important est d’en essayer certains et de s’arrêter une fois qu’on a trouvé celui qui remplit les fonctionnalités dont on a besoin, sinon vous allez perdre trop de temps vu le nombre d’outils digitaux à notre portée…

Les outils de messagerie instantanée, de gestionnaire de tâches, de gestionnaire de projet, de réunion à distance et de stockage sont tous gratuits (à l’exception de mon abonnement Dropbox mais vous pouvez faire sans pour commencer). Cela vous permettra de les tester et de pouvoir les abandonner s’ils ne vous conviennent pas. Cela fait maintenant 5 ans que je ne travaille qu’à distance et je vous assure que tout ce que je vous ai présenté suffit largement pour faire du bon boulot !

Donc, bon courage si vous commencez juste le télétravail et rassurez-vous, vous allez vite trouver votre rythme et l’organisation qui vous convient !

Vous pouvez lire cet article dans lequel je donne des clés de réussite de son télétravail.

Jusqu’à la prochaine fois, prenez soin de vous.